【初心者必見】ネットショップ運営の基礎知識/出庫作業の流れまとめ

ネットショップを運営する際には、商品を販売する事だけに注視するだけではなく出庫作業の流れを正しく理解する必要があります。なぜなら、出庫作業で問題が生じてしまうと商品に問題がなかったとしても、顧客満足度が下がってしまうからです。

さらに、顧客クレームに発展するだけでなく、ショップレビューやSNSで悪い口コミ評価が広がってしまう事もあります。それが、売り上げの損失にもつながりかねません。

【本記事のターゲット】
・出庫作業とは何なのか知りたい
・出庫の流れを知りたいネットショップ運営初心者

この様にお悩みのあなたは是非読んでみて下さいね。

ネットショップ運営:出庫とは何か

「出庫」と聞いても、「商品を顧客に送るだけ」と簡単に考えてしまいませんか?出庫には細かなプロセスがあり、顧客に不備のない商品を届けるために重要な作業です。運用を誤ると、誤発送や商品の不備によるトラブルが発生し、ショップレビューやSNSで自社ネットショップの悪評が広がってしまうリスクがあります。

では、出庫とは一体何を指すのでしょうか。ネットショップ運営で欠かせない出庫の定義と目的について解説します。

出庫の定義

「出庫」とは、商品を自社が管理する倉庫や保管場所からピッキング指示書に記載された通りに取り出して、検品と梱包を経て発送業者まで引き渡すまでの一連の流れの事を言います。

「出荷」という言葉と混同してしまいがちですが、「出荷」とは顧客に商品を届けるために発送会社から発送するプロセスですので、出庫作業の先のプロセスは「出荷」です。つまり、「出庫」というプロセスを経て商品が「出荷」され、顧客に商品が届いていくのです。

出庫の目的

出庫をする目的は、商品を注文通りに顧客まで届けるのはもちろんの事、現品管理を徹底する為に重要な業務になります。

また、出庫作業の流れとして、大まかに4つの業務が発生します。

ピッキング:ピッキング指示書通りの商品を取り出す
検品:商品に欠陥や問題が生じていないか検査
送り状発行:顧客の住所や名前を正しく記載
梱包:発送時に商品が破損する事のない様に梱包

出庫作業を徹底することにより、注文や発送ミスを防ぎ、発送トラブルにおけるクレームを引き起こす可能性が低くなります。また、注文ミスにより在庫がなくなり、出荷できずに売り上げ損失につながるリスクも抑えられるでしょう。

ネットショップ運営:出庫作業って何するの?

出庫作業の全体フロー

出庫作業は、商品を保管場所からピッキング指示書に従って注文通りに取り出す「ピッキング」、商品に欠陥や問題がないか検査する「検品作業」、顧客の送付先を正しく記載する「送り状発行」、発送時に商品が破損しないようにする「梱包」、そして、発送業者に商品を「引き渡し」するといった工程で進められます。

ピッキング

注文が入った商品を管理する倉庫や保管場所から出す作業をピッキングといいます。ただし、やみくもに商品を出すのではなく、注文された商品情報や数量が書かれているピッキング指示書に従って商品を正しく取り出すスキルが求められます。

「ピッキング指示書はない」という場合には、必ず納品書と照らし合わせてピッキングするようにしましょう。ピッキングの効率化を上げるためには、ピッキング指示書や納品書のように、注文情報や商品保管場所が記載されたデータは必須です。

ピッキングをする際に商品や数量を間違えてしまうと、顧客の元に注文とは異なる発送処理を行ってしまいます。顧客に不信感を与えるだけなく、返品処理対応が発生してしまい余計な工数がかかります。

また、誤発送により、現在庫と自分自身で管理している在庫データとのずれも生じてしまう可能性もあります。「もう在庫がないと思ったので、商品が入荷するまで注文をストップしていた」といった売り上げの損失にもなりかねません。

検品作業

検品作業では、ピッキングされた商品や数量の確認と傷や動作チェックをします。検査項目については、検品作業の効率化を図るためにも、事前に一定の基準を決めましょう。

出庫作業における検品作業は、最後の検品になります。商品の製造工程で問題が発生していても、検品作業の段階で商品の問題点を発見できれば、顧客に不良品を発送してしまう事は防げます。したがって、検品作業はすべての商品を1つずつ検品する「全数検査」がベストです。

ただし、全数検査は商品数量が多いため莫大な作業工数がかかりコストに合わない・製品の性質上に全ての検査ができない場合もあります。その際には、全体から一部分を取り出して「抜き取り検査」をすると効率的になります。

ただし、抜き取り検査をすり抜けて顧客に不備のある商品が届いてしまうリスクもありますので、ある程度不備があっても許容できる商品なのかを見極めた上で「全数検査」「抜き取り検査」の判断をするようにしましょう。

送り状発行

顧客の送り先住所や名前、電話番号を正しく記載した「送り状」の発行作業をします。送り状を作る際には、注文時の情報を送り状に転記していきます。送り状発行のタイミングは、商品の注文が入り「この商品を確実に発送する」と確定した際に速やかに行いましょう

なお、発送業者と引き渡しや発送についての直接契約を交わすと、発送業者専用のシステムから送り状発行が可能となりますので便利です。受注がそれなりに多いネットショップを運営しているのであれば、必ず発送業者と契約を交わしましょう。

梱包

梱包作業の段階では、発送の際に商品が破損しないために、エアーキャップや緩衝材で保護します。また、商品が汚れないために、ポリ袋の中に商品を入れると良いでしょう。

なお、頭が入る位の大きなポリ袋を使用する際には、顧客が誤ってポリ袋をかぶっても窒息のリスクを被る事のないように、ポリ袋に空気穴を入れたり、窒息注意警告の表示が必要になります。空気穴や警告表示をすることにより、製造物責任法(PL法)による訴訟を回避し、莫大な賠償責任を負うリスクを減らせますよ。

また、衝撃を和らげるために、商品と段ボールや紙袋の周りを緩衝材で固定させる事で、商品破損の危険性を下げられます。梱包の際には、商品の保護だけを考慮するだけではなく、顧客が梱包材によって危険性が生じないかという点に留意しましょう。

引き渡し

梱包作業の後は、発送業者へ商品を引き渡しになります。発送業者に商品を引き渡す事によって、出庫作業が完了します。発送業者によって事情は異なりますが、商品の引き渡し方法は主に2つあります。

1つは、自社までドライバーに来てもらい、商品を集荷する方法です。この方法は、負担は少なくなるという利点はあります。しかし、道路状況によりドライバーが指定の時間までに来なかったり、繫忙期は当日の集荷依頼ができない発送業者もありますので、発送予定が狂う可能性もある事は念頭に置く必要があります。

急いで商品を送りたい場合には、商品を発送業者の営業店や取次店に持参する事も可能です。しかし、商品の積み方を誤り、商品や商品が入っている箱を傷つけてしまう可能性がありますので、発送方法に不安がある場合は避けましょう。


ネットショップ運営:出庫作業についてのまとめ

出庫作業は、不備のない商品を顧客に届け、ネットショップの評価を下げないためにも重要な作業です。出庫作業の運用ルールを徹底し「こんな商品は頼んでいない」「商品に傷がついていた」といった防げるミスをできるだけ無くし、売り上げの損失につながらないネットショップの運営を心がけましょう。

この記事を読んでいる人の中には、個人ネットショップ運営初心者もいると思いますが、基本的に出庫作業の流れは同じになります。「自分が作ったハンドメイド品を販売している」という人も、検品作業は手を抜かない様にしましょう。地道な努力が、ネットショップ運営成功につながります。個人で運営しているからといって適当な運営をしていると、生き残れません。ネットショップ運営頑張っていきましょう。